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Schließzeiten, Notbetreuung, Personalmangel: Wenn die Kita nicht kann

Stand: 4. September 2026 · Kita-Alltag · Redaktion Kitaerfahrung.com

Die Nachricht kommt über die Kita-App, abends um halb acht: "Aufgrund von Personalausfall können wir morgen nur eine Notbetreuung von 8 bis 13 Uhr anbieten. Bitte prüfen Sie, ob Sie Ihr Kind zu Hause betreuen können." Für die Kita ist es ein schlechter Tag. Für berufstätige Eltern ist es eine Krise, die dritte in diesem Quartal. Notbetreuung, verkürzte Öffnungszeiten und Gruppenschließungen sind seit einigen Jahren kein Ausnahmefall mehr, sondern in vielen Regionen Alltag, und sie treffen Familien härter als jede Beitragserhöhung. Dieser Text erklärt, was üblich ist, was erlaubt ist und was Eltern tun können.

Reguläre Schließzeiten

Jede Kita hat Schließtage: für Teamfortbildungen (Konzeptionstage), zwischen den Jahren, an Brückentagen, und in vielen Einrichtungen zwei bis drei Wochen in den Sommerferien. Die Zahl ist in den Ländern unterschiedlich geregelt oder gar nicht: In Nordrhein-Westfalen dürfen Kitas höchstens 27 Schließtage im Jahr haben (davon bis zu 25 vom Träger festgelegt), in Bayern und Baden-Württemberg entscheidet der Träger nach kommunalen Vorgaben, häufig zwischen 20 und 30 Tagen. Kommunale Kitas schließen tendenziell länger als solche freier Träger, Elterninitiativen oft am längsten, weil dort auch die Eltern Urlaub brauchen. Die Schließtage müssen zu Beginn des Kita-Jahres bekannt gegeben werden; sie stehen im Betreuungsvertrag oder werden per Aushang mitgeteilt. Das ist Ihr Planungsinstrument: Nehmen Sie den Kalender beim Besichtigungstermin mit nach Hause und legen Sie ihn neben Ihren Urlaubsanspruch. Bei 30 Schließtagen und 30 Urlaubstagen pro Elternteil bleibt für einen gemeinsamen Familienurlaub außerhalb der Kita-Ferien wenig.

Viele Kommunen organisieren für die Sommerschließung eine Ferienbetreuung in einer Partner-Kita, die Kinder mehrerer Einrichtungen aufnimmt. Fragen Sie danach; sie ist selten gut beworben und muss meist im Frühjahr angemeldet werden. Die Kosten liegen bei 15 bis 30 Euro am Tag oder sind im Beitrag enthalten.

Notbetreuung wegen Personalmangels

Kitas müssen eine gesetzlich festgelegte Mindestbesetzung einhalten: eine bestimmte Zahl von Fachkräften für eine bestimmte Zahl von Kindern, je nach Land, Alter und Betreuungsumfang. Fällt Personal aus und wird die Mindestbesetzung unterschritten, darf die Kita nicht einfach mit weniger Personal weitermachen; sie muss die Zahl der betreuten Kinder senken oder die Öffnungszeit kürzen. Das ist die rechtliche Grundlage der Notbetreuung. Sie ist kein Versäumnis der Kita-Leitung, sondern die vorgeschriebene Reaktion auf einen Zustand, der in vielen Regionen strukturell geworden ist: Nach Berechnungen der Bertelsmann Stiftung fehlen bundesweit Zehntausende Fachkräfte, in manchen Ländern ist jede zehnte Stelle unbesetzt, und der Krankenstand in der Kindertagesbetreuung liegt deutlich über dem Durchschnitt aller Berufe.

Wie die Kita Notbetreuung organisiert, ist meist in einem Notfallplan geregelt, den viele Träger seit 2022 erarbeitet haben und der auf Nachfrage einsehbar sein sollte. Übliche Stufen: Zuerst werden Angebote gestrichen und Gruppen zusammengelegt; dann wird die Öffnungszeit gekürzt, meist am Nachmittag; dann werden Eltern gebeten, Kinder freiwillig zu Hause zu lassen; zuletzt werden Plätze nach Dringlichkeit vergeben, etwa an Alleinerziehende, an Eltern in bestimmten Berufen oder nach Betreuungsumfang. Ein Notfallplan, der die Kriterien vorher festlegt, ist fairer als eine Entscheidung am Morgen. Fragen Sie beim Besichtigungstermin danach; die Antwort sagt viel über den Träger.

Was Eltern zusteht

Der Betreuungsvertrag verpflichtet den Träger, das Kind im vereinbarten Umfang zu betreuen. Kürzt er den Umfang, weil ihm das Personal fehlt, ist das eine Vertragsstörung, die nicht in Ihrer Verantwortung liegt. Daraus folgen drei Dinge. Erstens: Für Zeiten, in denen die Kita die vereinbarte Leistung nicht erbringt, kann eine anteilige Rückerstattung des Beitrags verlangt werden. Viele Träger regeln das in ihrer Satzung ausdrücklich (oft ab einer gewissen Dauer, etwa ab dem dritten zusammenhängenden Schließtag oder ab zwei Wochen Notbetreuung), andere nur auf Antrag oder Kulanz. Bei kommunalen Kitas mit Gebührensatzung ist eine Erstattung häufig nur vorgesehen, wenn die Satzung sie nennt; ein schriftlicher Antrag kostet nichts, und mehrere Kommunen haben nach Elternprotesten Erstattungsregeln eingeführt. Zweitens: Weist der Träger dauerhaft weniger Betreuung nach, als das Jugendamt Ihnen als Bedarf bewilligt hat, ist der Rechtsanspruch nach § 24 SGB VIII nicht mehr erfüllt; das Jugendamt muss dann helfen, notfalls mit einem Ersatzplatz. Drittens: Für den Verdienstausfall gibt es gegen den Träger in der Regel keinen Anspruch, weil er die Ausfälle meist nicht verschuldet hat; Schadensersatz kommt nur in Betracht, wenn der Träger seine Personalplanung erkennbar vernachlässigt hat, und das ist schwer zu beweisen.

Vom Arbeitgeber können Eltern bei kurzfristiger Notbetreuung wenig verlangen. § 616 BGB gibt einen Anspruch auf bezahlte Freistellung für eine "verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit", wenn die Betreuung unvorhersehbar ausfällt und niemand sonst einspringen kann; die Rechtsprechung denkt dabei an wenige Tage, und viele Arbeits- und Tarifverträge schließen den Paragrafen aus. Realistischer sind Homeoffice, Überstundenabbau, unbezahlte Freistellung oder Urlaub. Kinderkrankentage gelten für die Notbetreuung wegen Personalmangels nach überwiegender Auffassung nicht.

Was Eltern tun können

Bauen Sie ein Netz, bevor Sie es brauchen. Die verlässlichste Notbetreuung ist eine andere Familie aus der Kita, mit der Sie sich abwechseln; zwei Kinder sind für einen Elternteil im Homeoffice kaum schwerer als eines. Großeltern, Nachbarn, ein Babysitter-Pool im Stadtteil und die Familienpflegedienste der Wohlfahrtsverbände, die kurzfristig Betreuung vermitteln, gehören auf eine Liste, die am Kühlschrank hängt. Klären Sie mit dem Arbeitgeber vorab, wie kurzfristige Ausfälle gehandhabt werden, statt jeden Fall einzeln zu verhandeln; Betriebe mit Betriebsrat haben dazu häufig Regelungen. Und organisieren Sie sich mit den anderen Eltern: Ein Elternbeirat, der beim Träger nachfragt, warum die Stellen nicht besetzt sind, und der bei der Kommune Ferienbetreuung einfordert, erreicht mehr als zwanzig einzelne Beschwerden.

Prüfen Sie außerdem, ob Ihr Betreuungsumfang realistisch ist. Wer 45 Stunden bucht, aber nur 35 nutzt, gehört bei knapper Notbetreuung zu denen, die zuerst gebeten werden, das Kind früher abzuholen, und zahlt für die Stunden dazu.

Wenn es strukturell wird

Eine Kita, die alle paar Wochen in die Notbetreuung geht, hat kein Pech, sondern ein Problem: zu wenig Personal, zu hohe Fluktuation, einen Träger, der Stellen nicht besetzt bekommt oder nicht besetzt. Fragen Sie den Träger schriftlich nach dem Stellenplan, der Zahl der offenen Stellen und den Maßnahmen dagegen. Wenden Sie sich an das Jugendamt, das die Betriebserlaubnis erteilt und bei dauerhafter Unterbesetzung eingreifen muss; der Elternbeirat ist dafür der richtige Absender. Und ziehen Sie den Wechsel in Betracht, wenn sich nichts ändert; wie das geht, steht in unserem Ratgeber zum Kita-Wechsel.

Ob eine Kita verlässlich öffnet oder regelmäßig in die Notbetreuung geht, ist eine der Informationen, die Eltern am meisten interessiert und die in keiner Konzeption steht. Sie steht in den Erfahrungsberichten auf Kitaerfahrung.com, unter der Detailnote "Öffnungszeiten und Organisation".