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Fotos, Kita-App, Entwicklungsbögen: Was Kitas mit den Daten der Kinder dürfen

Stand: 4. September 2026 · Recht und Anspruch · Redaktion Kitaerfahrung.com

Beim Aufnahmegespräch liegt ein Stapel Formulare auf dem Tisch, und irgendwo dazwischen die "Einwilligung zur Anfertigung und Verwendung von Fotos". Die meisten Eltern unterschreiben, weil alle unterschreiben. Wer nicht unterschreibt, fürchtet, dass das eigene Kind beim Gruppenfoto fehlt. Beides ist verständlich und beides ist unnötig, denn das Datenschutzrecht gibt Eltern in der Kita mehr Auswahl, als die Formulare vermuten lassen. Dieser Text erklärt, was Kitas mit den Daten der Kinder dürfen, wofür sie Ihre Zustimmung brauchen und was Sie ablehnen können, ohne dass Ihr Kind einen Nachteil hat.

Die Grundlage

Kitas verarbeiten personenbezogene Daten von Kindern und Eltern: Name, Geburtsdatum, Adresse, Gesundheitsdaten (Allergien, Impfstatus, Vorerkrankungen), Beobachtungen zur Entwicklung, Fotos, Kontaktdaten. Für einen Teil davon brauchen sie keine Einwilligung, weil ein Gesetz oder der Betreuungsvertrag die Verarbeitung erlaubt (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c und e DSGVO): Die Adresse braucht die Kita für den Vertrag, den Masernnachweis wegen § 20 IfSG, die Entwicklungsdokumentation wegen des Bildungsauftrags in den Landesgesetzen. Für alles andere, vor allem für Fotos, die über die interne Dokumentation hinausgehen, und für Weitergaben an Dritte, braucht sie eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, bei Gesundheitsdaten Art. 9 Abs. 2 Buchst. a DSGVO). Und eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig, informiert, für einen bestimmten Zweck und jederzeit widerruflich ist. Ein Formular, das "Fotos für alle Zwecke" abfragt, erfüllt das nicht. Ein Formular, das fünf Zwecke einzeln zum Ankreuzen anbietet, schon.

Fotos

Unterscheiden Sie die Zwecke, denn genau das verlangt das Gesetz. Fotos für die interne Entwicklungsdokumentation (Portfolio, Beobachtungsbogen) darf die Kita ohne gesonderte Einwilligung machen, wenn sie in der Konzeption steht und die Bilder die Einrichtung nicht verlassen. Fotos für Aushänge in der Kita, Wochenrückblicke an der Gruppentür und Diashows am Elternabend brauchen eine Einwilligung, weil andere Eltern sie sehen. Fotos auf der Website der Kita, in Flyern, in der Presse oder in sozialen Medien brauchen eine ausdrückliche, gesonderte Einwilligung, die Sie verweigern sollten, wenn Sie nicht wollen, dass Ihr Kind dauerhaft im Netz auffindbar ist; anders als beim Aushang lässt sich ein Foto im Internet nicht zurückholen. Fotos in einer Kita-App sind ein eigener Zweck, dazu unten mehr.

Fotografieren durch Eltern beim Sommerfest oder Laternenumzug ist ein Sonderfall: Für private Zwecke ist das erlaubt (Haushaltsausnahme der DSGVO), aber sobald das Bild mit fremden Kindern bei Instagram oder in der Eltern-WhatsApp-Gruppe landet, verletzt das die Rechte der anderen Kinder. Viele Kitas haben dazu eine Regel, etwa "Fotos nur vom eigenen Kind" oder "keine Veröffentlichung". Halten Sie sich daran, und erwarten Sie es von den anderen.

Ihr Kind hat keinen Nachteil, wenn Sie nicht einwilligen. Es darf beim Gruppenfoto dabei sein; die Kita gibt das Bild dann nur an Familien, deren Kinder einverstanden sind, oder verpixelt. Eine Kita, die Kinder ohne Einwilligung vom Foto ausschließt oder Eltern zur Unterschrift drängt, verstößt gegen den Grundsatz der Freiwilligkeit.

Kita-Apps

Immer mehr Kitas nutzen Apps für Krankmeldungen, Wochenpläne, Fotos vom Tag und Nachrichten. Rechtlich ist der App-Anbieter Auftragsverarbeiter der Kita; die Kita muss mit ihm einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO haben, die Server sollten in der EU stehen, und die Daten dürfen nicht für eigene Zwecke des Anbieters genutzt werden. Fragen Sie danach, wenn die Kita eine App einführt; die Antwort sollte in wenigen Sätzen möglich sein. Die Nutzung der App darf für Eltern nicht verpflichtend sein: Wer kein Smartphone hat oder keins nutzen will, muss die Informationen auf anderem Weg bekommen (Aushang, E-Mail, Zettel). Und Fotos in der App sind eine Veröffentlichung gegenüber allen Eltern der Gruppe, für die die Einwilligung gesondert erteilt werden muss; viele Apps erlauben, Kinder ohne Einwilligung auszunehmen. Ein guter Anbieter bietet das, ein guter Träger nutzt es.

Entwicklungsdokumentation und Beobachtungsbögen

Kitas sind nach den Landesgesetzen verpflichtet, die Entwicklung jedes Kindes zu beobachten und zu dokumentieren; dafür nutzen sie Bögen, Portfolios und Verfahren wie Sismik, Seldak, Perik oder die Bildungs- und Lerngeschichten. Diese Dokumentation gehört zur Bildungsarbeit und braucht keine Einwilligung, aber sie unterliegt Regeln: Eltern haben ein Recht auf Einsicht in alles, was über ihr Kind dokumentiert ist (Art. 15 DSGVO), sie dürfen Korrektur falscher Angaben verlangen, und die Dokumentation muss gelöscht werden, wenn das Kind die Kita verlässt und keine Aufbewahrungspflicht besteht; das Portfolio bekommt das Kind mit. Fragen Sie beim Entwicklungsgespräch, was dokumentiert wird und wo es liegt. Papierordner im verschlossenen Schrank sind rechtlich in Ordnung; Dokumentation in einer Cloud eines Softwareanbieters braucht wieder den Vertrag nach Art. 28.

Weitergabe: Schule, Frühförderung, Jugendamt

Die Weitergabe der Entwicklungsdokumentation an die Grundschule beim Übergang ist der häufigste Streitpunkt; was das letzte Kita-Jahr sonst leisten soll, steht in einem eigenen Ratgeber. Grundsatz: Die Kita darf Informationen über Ihr Kind nur mit Ihrer Einwilligung an die Schule geben, es sei denn, ein Landesgesetz erlaubt es ausdrücklich; einige Länder haben Regelungen für den Übergang, die einen definierten Datensatz zulassen, andere verlangen die Zustimmung der Eltern. Fragen Sie, was genau weitergegeben werden soll, und lassen Sie sich das Dokument zeigen, bevor Sie zustimmen. Sie dürfen ablehnen; die Schule nimmt Ihr Kind trotzdem auf. Ähnliches gilt für die Weitergabe an Frühförderstellen, Logopäden oder Kinderärzte: nur mit Einwilligung, zweckgebunden. Eine Ausnahme ist das Jugendamt bei Kindeswohlgefährdung: Hier ist die Kita nach § 8a SGB VIII verpflichtet, tätig zu werden, und darf Informationen auch ohne Einwilligung weitergeben, wenn die Gefährdung anders nicht abgewendet werden kann. Das ist der einzige Fall, in dem die Kita über die Eltern hinweg handeln darf und muss.

Was Sie verlangen können

Auskunft über alle gespeicherten Daten Ihres Kindes und über Sie selbst, in der Regel innerhalb eines Monats. Kopie der Einwilligungen, die Sie gegeben haben. Widerruf jeder Einwilligung, jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft; die Kita muss dann etwa Fotos von der Website nehmen. Löschung von Daten, die die Kita nicht mehr braucht. Und die Nennung des Datenschutzbeauftragten, den jeder Träger mit mehr als 20 Beschäftigten, die Daten verarbeiten, benennen muss. Wenn eine Kita auf solche Anfragen nicht reagiert, ist die Landesdatenschutzbehörde zuständig; bei kirchlichen Trägern die kirchlichen Datenschutzaufsichten, weil die Kirchen eigenes Datenschutzrecht haben (KDG bei der katholischen, DSG-EKD bei der evangelischen Kirche), das der DSGVO aber weitgehend entspricht.

Quellen

Art. 6, 7, 9, 13 bis 17, 28 DSGVO; Art. 8 Grundrechtecharta; § 22 Kunsturhebergesetz (Recht am eigenen Bild); § 8a SGB VIII; Landesdatenschutzgesetze und Landeskitagesetze; Orientierungshilfen der Landesdatenschutzbeauftragten für Kindertageseinrichtungen; KDG und DSG-EKD für kirchliche Träger.

Wie sorgfältig eine Kita mit Fotos, Apps und Daten umgeht, merken Eltern im Alltag früher als in Formularen. Was sie erlebt haben, steht auf Kitaerfahrung.com, und die Frage nach der App und den Fotos gehört auf die Liste für den Besichtigungstermin.